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Bearbeitung von Sektretariatsaufgaben

ab sofort, unbefristet
bei Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg in Magdeburg
für Berufseinsteiger/in / Fachkraft (< 3 Jahre Berufserfahrung) / Fachkraft (> 3 Jahre Berufserfahrung)
Vollzeit
Verwaltung & Sachbearbeitung, Management, Einkauf & Beschaffung, Kundendienst & Support

Im Prorektorat für Studium und Lehre ist eine Stelle zur Bearbeitung von Sekretariatsaufgaben zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination und selbstständige Vorbereitung von Besprechungen sowie Kalenderpflege
  • Koordination der Aufgaben, Strukturierung von Arbeitsprozessen sowie Fristenmanagement
  • Kommunikation (intern und extern) für das Prorektorat
  • Selbständige Recherche zu Themen in der Zuständigkeit der Prorektorin
  • Organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Fachgesprächen und Arbeitsgruppen, inklusive Raumplanung und Einladungen
  • Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Büros durch Bearbeitung von Post- und Email-Eingängen, Beschaffung von Büromaterial und Inventarverwaltung
  • Sachkosten- und Projektabrechnung sowie
  • Verwaltung von Projektkonten und Projektmitteln
  • Einstellungsverfahren von studentischen Hilfskräften
  • Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und Erfahrung in der Organisation eines Büros
  • Sicherer Umgang mit aktuellen MS Office-Anwendungen sowie mit digitalen Kommunikationsmitteln und sozialen Medien
  • Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und in Englisch
  • Hohe kommunikative sowie soziale und interkulturelle Kompetenz
  • Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
  • Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft

Ihre Ansprechpartnerin

Foto Frau  Annette Hoeschen

Frau Annette Hoeschen
Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

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Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Forschung-Lehre-Weiterbildung

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Benefits

  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Betriebliche Gesundheitsförderung
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Home Office
  • Küche/Kantine
  • Weihnachts- / Urlaubsgeld
  • Weiterbildungen
  • ÖPNV-Anbindung